A implantação da cota temporária de R$ 28,00 mensais para impressões para todos os servidores da Universidade foi uma notícia que surpreendeu a comunidade recentemente. Os objetivos são a equalização do acesso aos serviços de impressão, o uso racional de papel e toner, que representam custos pagos com recursos públicos, e a tomada de conhecimento do impacto ambiental.

 

A medida das cotas individuais de impressão foi implantada pelo Núcleo de Tecnologia da Informação e Comunicação (NTIC) da Reitoria no último dia 14 de março, após reuniões nas quais os principais dados de uso das impressões foram divulgados. A restrição é temporária, explica o diretor do NTIC, professor Leonardo Bidese de Pinho: uma comissão deve propor normas para o uso racional desse e de outros recursos contratados pela UNIPAMPA.

 

Motivos para a regra temporária

 

O levantamento dos gastos por meio da análise dos relatórios e do contrato de impressão trouxe dados que requeriam ação. A instituição paga para a empresa terceirizada os custos do que foi efetivamente impresso. As cotas individuais liberadas são uma forma de garantir o controle sobre o gasto e uma homogeneidade maior entre os servidores. Antes da implantação, sem um controle individualizado, 10% dos usuários realizaram cerca de 50% dos gastos.

 

Uma lista com os 100 usuários institucionais com o maior número de impressões mostrou que cada um deles imprimiu, em média, 7 mil páginas no ano. Um desses usuários foi responsável pela impressão de 32.798 páginas em 2013, 15.339 delas coloridas.

 

Em 2013, a Universidade pagou cerca de R$ 434 mil pelo total de impressões, quando a estimativa do contrato no início daquele ano apontava para um gasto de R$ 224 mil – ou seja, a instituição pagou R$ 210 mil a mais do que o previsto devido ao uso real do contrato.

 

Para dar uma ideia do que representa essa diferença entre o previsto e o realizado, com os R$ 210 mil se poderia manter 50 bolsas de 20 horas para acadêmicos, de R$400,00 mensais, ao longo de um ano letivo. Ou cerca de 1.186 diárias (diária de R$ 177,00). Ou quase seis concessões completas de recursos de capital e custeio a um grupo de pesquisa na faixa C, conforme o último edital de Apoio a Grupos de Pesquisa (AGP). Diárias de saída a campo, compra de insumos laboratoriais, os gastos com bolsas acadêmicas e auxílios de moradia, refeição, transporte, despesas de água, luz e segurança, por exemplo – a lista de itens de custeio que poderiam ter sido subsidiados com esse valor é significativa.

 

Além das impressoras, deve-se calcular também o custo do papel. Cerca de 1 milhão e 990 mil folhas (a R$ 0,17 a folha) foram impressas em 2013. Somando custos com impressão e papel, a Universidade gastou mais de R$ 772 mil em 2013 para impressões nas máquinas terceirizadas.

 

Nesse contexto, notou-se uma disparidade: uns consumiram recursos em demasia, provocando falta para outros. Algumas manifestações enviadas para o NTIC relatam a frustração de servidores que não conseguiram empregar esses serviços de impressão de modo satisfatório ao longo do período. Não havia disponibilidade de serviço de forma igual para todos os usuários cadastrados, e as máquinas exigiram manutenção mais frequente.

 

Controle econômico e ambiental

 

As cotas correspondem a um valor mensalmente creditado no sistema, de forma cumulativa. Isso significa que o saldo do mês anterior é somado ao crédito do mês atual. O valor de R$ 28,00 permite uma quantidade variável de impressões, dependendo do uso de cores e da máquina:

 

• 300 páginas com impressão sem cores (escala de cinza), se impressas na impressora colorida (RICOH Ofício MP C2551) – custo unitário: R$ 0,09
• 400 páginas com impressão sem cores (escala de cinza), se impressas naimpressora monocromática (RICOH Ofício MP 201) – custo unitário: R$ 0,07
• 40 páginas com impressão com cores, se impressas na impressoracolorida (RICOH Ofício MP C2551) – custo unitário: R$ 0,70

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Todo o controle é feito pelo sistema Papercut (acessível por este link), que monitora o número de impressões por usuário cadastrado, controla o uso desse saldo, incluindo o envio de e-mails para que o servidor saiba quando o seu saldo está acabando e como proceder quando esgotar a cota mensal de impressões.

 

 

O sistema envia uma mensagem ao servidor quando o saldo chega a menos de R$ 5,00. Quando o saldo se esgota ou é insuficiente para uma impressão básica (R$ 0,07), a tarefa de impressão é negada pelo sistema.

 

Outro detalhe importante é que o sistema gera informações relacionadas ao conceito de “rastro” ambiental, transformando os registros das impressões em indicadores do quanto se gastou de energia elétrica, qual a emissão de dióxido de carbono e qual a porcentagem de uma árvore foram consumidos pelo servidor para imprimir suas páginas.

 

A licença adquirida pela universidade para usar esse software permite o registro de até 3 mil usuários, o que dá certa margem para a inclusão de bolsistas e estagiários, além de todos os servidores.

 

Saldo: pedido de incremento e limite

 

Quando o usuário tiver gasto todo o seu crédito mensal, receberá um e-mail avisando o motivo pelo qual não conseguiu imprimir. Neste e-mail constará a orientação para que peça a sua chefia imediata que autorize uma cota extra. O seu superior hierárquico poderá solicitar um incremento ao saldo por meio do sistema de Abertura de Chamados (SAC). O caminho é “Outros Sistemas >>>> “Impressão Quotas”, escolher a opção “solicitação de ajuste de saldo”.

 

O servidor ocupante de função de chefia pode solicitar, por aquele caminho, a ampliação de cota para grupos de usuários (servidores de um mesmo setor, por exemplo).

 

Um detalhe importante é o limite para esses incrementos no mês: não serão aceitos pedidos que, somados, ultrapassem o valor de R$ 280,00, dez vezes o valor da cota mensal.

 

Orientações

• Os servidores devem priorizar as impressões monocromáticas, mais baratas, e se organizem para empregar impressões coloridas somente em casos realmente necessários. Isso se deve à diferença de valor: Uma página colorida custa cerca de R$ 0,70, dez vezes mais que uma página monocromática.
• Deve-se priorizar a impressão frente a verso (duplex). Em 2013, o uso dessa opção rendeu uma economia de R$ 85 mil, por conta da redução de uso do papel.
• O link para o sistema Papercut só pode ser acessado, por enquanto, em computadores ligados à rede institucional, não sendo acessível pelas redes para alunos e visitantes, nem de forma remota.
• Impressões referentes a projetos de Ensino, Pesquisa e Extensão poderão utilizar as impressoras se o gasto estiver previsto no orçamento do projeto (registrado no SIPPEE, após todas as instâncias de aprovação).
• Não há previsão de ampliação da base de usuários institucionais autorizados a solicitar impressões nas máquinas terceirizadas, incluindo alunos. A explicação para isso reside no alto custo que representaria a inserção de mais de 10 mil pessoas na lista de usuários aptos a solicitar impressão, mesmo que se assumisse um uso moderado do recurso. Além do custo no contrato de impressão, isso representaria um aumento no custo da licença do software Papercut.