Todas as necessidades de aquisição, seja de um bem, seja de um serviço, no âmbito da Universidade, geram um processo de compras. Para informar a comunidade acadêmica a respeito desse processo presente no cotidiano de todas as Unidades, a Coordenadoria de Material e Patrimônio da Pró-Reitoria de Administração (CMP/PROAD) e o Informativo Interno publicam, a partir desta edição, a série “Boas Práticas de Compras”. Nesta primeira matéria, a PROAD esclarece o processo de compras desde o surgimento da demanda até a fase de pagamento do fornecedor.

Conforme explica a PROAD, o processo de compras na Universidade tem seu início diretamente nas Unidades, ou seja, Campus, Pró-Reitorias, Órgãos Complementares e demais setores, nos quais os servidores, em geral, assumem o papel de solicitantes de um determinado bem ou serviço. Inicialmente, essas solicitações são reunidas, organizadas e registradas pelas Equipes de Compras das próprias Unidades. Em seguida, são submetidas à análise dos chamados Autorizadores-Coordenadores, Diretores e Pró-Reitores das Unidades, que emitem seu parecer e deferimento ou indeferimento sobre as solicitações encaminhadas.

A Pró-Reitoria destaca que, sempre que houver uma demanda, o servidor solicitante deve se remeter à Equipe de Compras de sua Unidade para que tenha acesso aos meios de formalização de seu pedido de compra, de acordo com a disponibilidade de recursos orçamentários, com as prioridades de aquisição/contratação da Unidade e com os demais critérios que de maneira autônoma cada Unidade definir para possibilitar o encaminhamento de suas demandas.

É importante, ainda, que todos os servidores, sem distinção, tenham conhecimento das orientações presentes no Manual de Compras da Universidade e Orientações Complementares, a fim de que possam melhor encaminhar suas solicitações, observando o contexto legal e normativo que rege as compras na Administração Pública, de maneira geral e ampla. Esse material está disponível na página eletrônica da CMP, em Manual de Procedimentos.

https://sites.unipampa.edu.br/cmp/1051-2/

 

Do pedido à Licitação

 

Depois de a solicitação tomar a forma de Pedido de Compra, essa é então destinada à Divisão de Licitações da CMP/PROAD – setor que gerencia o fluxo de demandas advindo das Unidades, registrando, analisando, revisando e apontando necessidades de correção dos pedidos de compra, caso necessário, de acordo com as orientações vigentes através do Manual de Compras da Universidade. Se identificadas necessidades de correção, as Equipes de Compras das Unidades são notificadas para que procedam realização de ajustes. Quando corretos, os pedidos passam a constituir um Processo Administrativo de Compra, a realizar-se através de modalidade admissível na Administração Pública: a licitação propriamente dita (Tomada de Preços, Concorrência ou Pregão), sua Dispensa ou Inexigibilidade, dependendo do enquadramento legal.

“É importante ressaltar que toda e qualquer solicitação, principalmente quando se tratando de dispensa por valor, deve ser previamente aprovada pelo Ordenador de Despesa da Universidade, autoridade que decide operacionalmente a realização de quaisquer despesas que estejam previstas dentro do orçamento, tão logo os pedidos tenham passado pela Divisão de Licitações”, explica o administrador Lucas Dalenogare. Depois de aprovados, os Processos Administrativos de Compra, com pedidos de uma ou de diferentes Unidades, são submetidos à análise e parecer da Consultoria Jurídica da Universidade (CONJUR).

Dotados de parecer da CONJUR, as solicitações são processadas de acordo com a modalidade de compra definida pela Comissão Permanente de Licitações, pela Divisão de Pregões, ou ainda pela própria Divisão de Licitações, instâncias incumbidas de preparar e gerir as fases interna e externa do procedimento licitatório.

Concluída essa última etapa, e tendo o Ordenador de Despesa homologado a compra, passa o Setor de Empenhos da Divisão de Licitações a desempenhar a sua função, emitindo todas as Notas de Empenho, que determinam a obrigação da Universidade com relação ao fornecedor para o pagamento do objeto da compra.

No caso de processos que derivem um instrumento contratual – geralmente em serviços de natureza continuada -, a formalização e gerenciamento desse contrato passa a ser responsabilidade da Divisão de Contratos da CPL, emitindo Notas de Empenho de Despesa.

“De posse da Nota de Empenho e/ou do contrato devidamente formalizado, o fornecedor entrega o bem ou presta o serviço, obedecendo determinadas regras e condições, emitindo inclusive Nota Fiscal equivalente e de acordo com o objeto”, esclarece Lucas. A partir do ateste da Nota Fiscal, a Coordenadoria de Contabilidade e Finanças procede à liquidação da despesa e o pagamento do fornecedor.

 

Compras no GURI

 

O Módulo de Compras, desenvolvido pelo NTIC em conjunto com a Divisão de Licitações e a Coordenadoria de Material e Patrimônio, tem o objetivo de viabilizar o fluxo eletrônico das compras na Universidade, contemplando cada uma das etapas do processamento de pedidos anteriormente citadas e também cada um dos servidores envolvidos na sua posição, buscando ainda conferir agilidade, segurança, economicidade e organização ao atendimento das demandas como um todo.

Já incorporado pelo Manual de Compras, o Módulo de Compras do Sistema GURI baseia-se na premissa de unificar o meio pelo qual se tramitam e processam os pedidos diversos, evitando duplicidade, retrabalho, desperdício de insumos e horas-trabalho dos servidores envolvidos, sendo meio prioritário de encaminhamento de solicitações. Conforme a CMP/PROAD, sua primeira versão em operação desde janeiro de 2014 passa por constantes ajustes a fim de adequar-se às rotinas da UNIPAMPA. Melhorias já estão sendo preparadas para as próximas versões.