Adquirir um produto de qualidade e que atenda as expectativas de sua funcionalidade, no âmbito das compras públicas, requer do solicitante especial atenção na hora de se redigir a especificação deste bem ou serviço, sempre aliado à boa observância das instruções e orientações fornecidas pelo setor de compras. Pensando nisto, a Série Boas Práticas de Compras traz, em sua segunda matéria, os principais equívocos a serem evitados e os grandes acertos que garantem uma aquisição de excelência em órgãos públicos, como a Universidade Federal do Pampa.
As melhores compras começam pela descrição técnica detalhada do produto na sua solicitação, sempre evitando o direcionamento a uma marca ou item específico. Este cuidado resulta na aquisição de bens de qualidade, pela melhor oferta de preço e adequado às necessidades do setor solicitante.
A Coordenadoria de Material e Patrimônio da Pró-Reitoria de Administração (CMP/Proad) destaca que esta atenção redobrada se justifica, já que problemas como o enquadramento da modalidade de contratação ou descrições incompletas dos itens solicitados, por exemplo, acarretam certa demora no processamento das compras públicas e demais trâmites. Cuidado, capacitação e consultas prévias à CMP/Proad contribuem para diminuir os fluxos de devolução para ajustes e correções e prazo de reenvio à Divisão de Licitações (DL/CMP), fatos que ocasionam a demora no processo.
Os seis problemas mais comuns em processos de compras públicas:
Além de evitar os problemas mais comuns, o solicitante deve estar bastante atento quanto à real necessidade de aquisição do item, a sua correta especificação e finalidade, bem como à motivação da compra. “É importante que, para evitar erros ou diminuir a chance de que ocorram, o solicitante tenha conhecimento do disposto no Manual de Compras da Universidade disponível no site da CMP/PROAD. Lá estão reunidas todas as orientações sobre como preencher corretamente os pedidos de compras, realizar uma pesquisa de preços eficaz, além de encontrar a jurisprudência vinculada”, explica a chefe da Divisão de Licitações, Milena Carvalho.
Para garantir uma compra pública de excelência, Milena comenta que a participação em cursos de capacitação e de atualização promovidos pela Universidade ou órgãos externos seria uma boa iniciativa visando reduzir o número de problemas registrados, principalmente pelo fato de a legislação (Lei e Decretos Federais) estar sempre sofrendo ajustes e revisão de suas interpretações (Portarias SLTI/MPOG, Acórdãos do TCU ou Orientações CGU e AUDIN).
“Além disso, deve-se dar uma maior importância às compras públicas, sobretudo no momento de preencher os formulários de pedidos de compra e todos os seus anexos”, pois o correto preenchimento reflete-se em despesas bem planejadas, explica a chefe. “Vale lembrar que a DL/CMP e a CMP/Proad estão sempre à disposição para dirimir dúvidas quanto ao preenchimento, tanto presencialmente, como por telefone ou e-mail”.
A equipe da Divisão de Licitações destaca que se deve também atentar para a correta especificação dos itens a serem adquiridos. Esta é condição primordial para que as compras sejam bem sucedidas. “Erros de especificação podem mudar todo um contexto ou, até mesmo, fazer com que sejam licitados produtos e serviços diferentes do que está sendo pedido”, alerta Milena. Para finalizar, a correta pesquisa dos códigos de identificação de itens no Portal de Compras Governamentais é considerada crucial neste processo.
Observações para uma compra de excelência:
