Seguem abaixo os documentos e informações a respeito dos processos de aquisição de materiais destinado à pesquisa.
ABERTURA DO PROCESSO DE COMPRA DE MATERIAL/SERVIÇO PARA PESQUISA
DISPENSA DE LICITAÇÃO
Para instrução de um processo de dispensa de licitação para aquisição de materiais para pesquisa, é importante que o pesquisador reúna, assine e encaminhe, via e-mail, à PROPPI/CGPP a seguinte documentação:
CHECKLIST
CHEKLIST-PROPPI/CGPP – Versão 2019 (OBRIGATÓRIO), contém os principais pontos a serem observados, visando a evitar erros e ajudar na solução de dúvidas no preenchimento dos demais documentos necessários ao bom andamento do processo de aquisição de materiais. Deve, obrigatoriamente, apresentar a unidade de lotação do solicitante no SEI.
PROJETO DE PESQUISA
O material que se pretende adquirir deverá constar no orçamento do projeto, inclusive demonstrando, tecnicamente, a necessidade da utilização do bem como forma de justificar a aquisição.
A descrição e a justificativa constantes no projeto de pesquisa que versam sobre a utilização do material precisam estar em destaque do restante do texto.
É importante frisar que este projeto deve ser registrado no SIPPEE antes da abertura do processo de compra.
Modelo de Projeto de Pesquisa PROPPI/CGPP
FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO
Deve ser preenchido pelo pesquisador solicitante, bem como assinado pelo responsável pelo recebimento do material, pelo Coordenador do Projeto e pelo Diretor do respectivo Campus.
Caso o fornecedor/exportador indicado não seja o de menor valor, será necessária a elaboração de ofício, emitido e assinado pelo pesquisador solicitante, onde será demonstrada, mediante justificativa técnica, a real necessidade da especificidade (marca) do material solicitado, além da escolha do fornecedor/exportador.
Formulário de Pedido – Importado – PROPPI/CGPP
Formulário de Pedido – Nacional – PROPPI/CGPP
FORMULÁRIO DE JUSTIFICATIVA DE COMPRA
Formulário de Justificativa do Pedido de Compra – Versão 2019 (Modelo Compras/PROAD)
FORMULÁRIO DE PLANILHA DE PESQUISA DE PREÇOS
Planilha de Pesquisa de Preços – Versão 2017 (Modelo Compras/PROAD)
TERMO DE RESPONSABILIDADE
Deve ser preenchido, datado e assinado pelo Professor solicitante do material e pela Direção do Campus.
Independentemente da origem do material e/ou serviço a ser adquirido, existem quatro tipos de Termos de Responsabilidade (Um destinado à aquisição de software e materiais de consumo; um exclusivo para equipamentos, um para serviços de manutenção de equipamentos; e um de responsabilidade da Direção do Campus):
Termo de Responsabilidade – Consumo/Software – PROPPI/CGPP – Versão 2019 (OBRIGATÓRIO)
Termo de Responsabilidade – Equipamento – PROPPI/CGPP – Versão 2019 (OBRIGATÓRIO)
Termo de Responsabilidade – Manutenção de Equipamentos – PROPPI/CGPP – Versão 2019 (OBRIGATÓRIO) (O termo de responsabilidade para serviços de manutenção de equipamentos. Este documento deve ser enviado à PROPPI junto com a documentação tanto nos casos de dispensa quanto de inexigibilidade para serviços de manutenção).
Termo de Responsabilidade da Direção do Campus (OBRIGATÓRIO)
TERMO DE COMPROMETIMENTO – IMPORTAÇÃO
Documento obrigatório para instrução de processos de aquisição de materiais importados.
Não deve ser encaminhado para instrução de processos de aquisição de materiais de origem nacional.
Termo de Comprometimento – Importação (OBRIGATÓRIO)
TRÊS ORÇAMENTOS OU PROFORMAS/INVOICES
Materiais NACIONAIS requerem ORÇAMENTO.
Materiais IMPORTADOS requerem PROFORMA/INVOICE.
TERMO DE RECEBIMENTO E RESPONSABILIDADE DE MATERIAL PARA PESQUISA
EQUIPAMENTOS: No momento da entrega do equipamento no campus, é fundamental a presença do Pesquisador responsável. Ele deve certificar-se que o equipamento, o qual está sendo entregue, corresponde àquele que foi solicitado, bem como que ele se encontra em plenas condições de uso. Ato contínuo, também é necessário que o Pesquisador entre em contato com o responsável pelo setor de Almoxarifado/Patrimônio do Campus e realize os trâmites necessários ao TOMBAMENTO do equipamento, com a efetiva expedição do número de REGISTRO PATRIMONIAL. Após a conclusão destes procedimentos, o Pesquisador deverá preencher e encaminhar à PROPPI/CGPP o “Termo de Recebimento e Responsabilidade de Material para Pesquisa” e, junto com ele, uma CÓPIA da Nota Fiscal, comprovante da aquisição.
SOFTWARE: Nos casos de aquisição de software, o procedimento é o mesmo descrito na aquisição de equipamentos, com exceção que o campo de preenchimento ‘Registro Patrimonial’ do ‘Termo de Recebimento e Responsabilidade de Material para Pesquisa’ deve conter apenas a palavra “SOFTWARE”.
CONSUMO: Em relação aos materiais de consumo, apenas deve conter no campo de preenchimento ‘Registro Patrimonial’ do ‘Termo de Recebimento e Responsabilidade de Material para Pesquisa’ a palavra “CONSUMO”.
Termo de Recebimento e Responsabilidade de Material para Pesquisa – PROPPI/CGPP (OBRIGATÓRIO)
DA EXCLUSIVIDADE DE FORNECEDORES/EXPORTADORES
Nos casos de aquisição de materiais que só possam ser fornecidos por produtor, fabricante, empresa ou representante comercial exclusivo, vedada a preferência de marca, deverá a exclusividade ser comprovada por meio de atestado, certidão ou declaração, expedido por órgão de registro de comércio, Sindicato, Federação ou Confederação Patronal, ou, ainda, pelas entidades equivalentes a CNI, em via original ou cópia autenticada.
Não serão aceitas cópias de atestados, certidões ou declarações de exclusividade enviadas digitalmente ou sem a respectiva autenticação.
DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
Após 02 (dois) anos do recebimento do material solicitado, o pesquisador responsável deve elaborar e encaminhar para a PROPPI/CGPP Relatório Final de Prestação de Contas, em via original e devidamente assinado.
Você pode encontrar um modelo de Relatório Final de Prestação de Contas neste link:
Modelo de Relatório de Prestação de Contas – PROPPI/CGPP (OBRIGATÓRIO)
OUTRAS INFORMAÇÕES
Justificativas, explicações, solicitações, declarações, atestados, pareceres e requisições realizadas pelo CONTEMPLADO, devem ser encaminhados por meio de memorando em via original, devidamente assinado.
Não serão aceitos quaisquer dos documentos acima elencados encaminhados sem a assinatura e por meio eletrônico, salvo se for solicitado o encaminhamento à PROPPI/CGPP de outra maneira.
Número do Código COMPRASNET do material destinado à pesquisa
É impossível a conclusão da solicitação de aquisição de materiais, nacionais e importados, sem a apresentação de um número Código COMPRASNET válido.
Para podermos proceder com a expedição de Notas de Empenho, é imperativo que uma numeração de dispensa de licitação tenha sido publicada no Diário Oficial da União. Somente haverá dispensa se, no momento de sua publicação, seja informado o Código COMPRASNET correto.