Para as solenidades externas os graduandos são responsáveis pela escolha, agendamento e/ou locação do espaço físico respeitando o número de graduandos por campus. Deve-se levar em consideração, além da expectativa de público, a capacidade da rede elétrica, a disponibilização de banheiros, a assistência em caso de emergências (SAMU), a acessibilidade (em caso de alunos, professores ou público em geral que precisem de acessos facilitados por dificuldades permanentes ou provisórias) a segurança e também o serviço de limpeza. A situação da rede elétrica é vital, pois serão instalados equipamentos de som, iluminação, filmagem e também climatizadores quando necessário.
