3.3.1 ATRIBUIR PROCESSO

No SEI (Sistema Eletrônico de Informações), atribuir um processo significa designá-lo a um usuário ou unidade específica para que possa dar continuidade à sua tramitação, realizar despachos, incluir documentos ou tomar decisões administrativas. Essa funcionalidade é essencial para a organização e gerenciamento eficiente do fluxo de trabalho dentro do sistema.

Sempre lembramos que atribuir processo não significa responsabilidade administrativa para o usuário que teve atribuição, é apenas um jeito de organizar uma unidade para melhora das demandas.

Tem como objetivo:

• Definir claramente quem será responsável pelo andamento do processo;
• Permitir a gestão eficiente dos processos dentro da instituição;
• Evitar que processos fiquem sem acompanhamento ou parados;
• Organizar o fluxo de trabalho dentro das unidades administrativas.

Para atribuir um processo clicamos na caixa de seleção ao lado de um ou mais processos e clicamos no botão Atribuição de Processos:

Depois escolhemos o usuário da unidade que queremos atribuir e salvamos:

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3.3.2 CONCLUIR PROCESSO

No SEI (Sistema Eletrônico de Informações), “Concluir Processo” é uma ação que indica o encerramento do trâmite de um processo dentro do sistema. Quando um processo é concluído, ele fica indisponível para novas movimentações ou edições, a menos que seja reaberto.

Importa informar que o processo concluído na unidade não se tornará arquivado, é apenas um encerramento das autuações do processo em casos que este não tenha mais andamentos por motivo de prazos ou interesses.

Para concluir processo marcamos a caixa de seleção do processo desejado, na tela de controle de processo e clicamos em  Concluir Processo nesta Unidade e depois em Salvar:

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3.3.3 REABRIR PROCESSO

No SEI (Sistema Eletrônico de Informações), reabrir um processo significa permitir novas ações em um processo que foi concluído na unidade. Isso pode ocorrer por diversos motivos, como a necessidade de complementação de informações, erro no encerramento ou determinação superior para retomada da tramitação.

Reabrir um processo significa que ele está necessário na unidade e possivelmente alguma autuação nova deva ser feita nele.

Para reabrir um processo na unidade a primeira coisa que devemos saber é que somente será possível reabri-lo se este tiver tramitado na unidade que estamos fazendo a reabertura. Nunca será possível reabrir um processo em uma unidade onde o mesmo não passou, ou seja, processos de outras unidades.

Sabendo de informações sobre o processo que desejamos reabrir vamos na pesquisa:

Após encontrado o processo vamos no botão Reabrir Processo:

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3.3.4 ACOMPANHAMENTO ESPECIAL

No contexto do SEI (Sistema Eletrônico de Informações), o Acompanhamento Especial é um procedimento utilizado para monitorar e garantir um controle de processos administrativos que envolvem prazos ou situações que exigem maior atenção, devido à sua complexidade, relevância ou urgência.

Este acompanhamento é implementado por meio de uma ferramenta específica do sistema, que possibilita o registro, em grupos, de monitoramento contínuo. O objetivo é assegurar que os processos que estão sendo acompanhados sejam analisados com cuidado e dentro dos prazos estabelecidos, evitando qualquer tipo de prejuízo para o andamento do processo ou para as partes envolvidas ou somente para organizar a unidade dos usuários.

Clica-se na caixa de seleção de um ou mais processos que estão na tela de controle de processos e depois no ícone Acompanhamento Especial:

Depois escolhemos ou criamos um grupo e salvamos:

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3.3.5 RELACIONAMENTO DE PROCESSOS

No contexto do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), um relacionamento de processos refere-se à conexão entre diferentes processos administrativos dentro do sistema, que são interligados por alguma lógica ou vínculo. Esses processos podem ser interdependentes, ou seja, um processo pode depender da conclusão de outro ou pode compartilhar informações entre si.

Esses relacionamentos são fundamentais para a gestão eficiente de documentos e informações dentro do SEI, permitindo que a tramitação de processos seja acompanhada de forma mais clara e organizada, sem perder a visão do todo.

Existem dois jeitos de realizar o Relacionamento.

O primeiro é clicando no ícone Iniciar Processo Relacionado:

Outra forma é clicando no ícone Relacionamentos do Processo:

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3.3.6 ANEXAR PROCESSOS

Anexação de processos ou juntada de processos por anexação se caracteriza pela união de um ou mais processos (processos acessórios) a outro processo (processo principal), desde que referentes a um mesmo interessado e assunto.

Prevalece sempre o número do processo mais antigo, ou seja, o que teve o inicio mais antigo, por isso é o principal.

Leva-se em consideração o texto da Portaria Interministerial 1.1677 de 07 de outubro de 2015 (Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal).

Para anexar um ou mais processos devemos entrar no processo desejado e clicar em Anexar Processo:

Na caixa de texto Processo, colocar o número do processo desejado, clicar em Pesquisar e depois em Anexar:

Após esta ação o processo estará anexado ao principal.

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3.3.7 ENVIAR/TRAMITAR PROCESSOS

A operação de enviar processo ou tramitar processo no SEI (Sistema Eletrônico de Informações) refere-se ao ato de transferir um processo de uma unidade para outra dentro da estrutura organizacional de um órgão público. Esse envio pode ocorrer dentro do fluxo administrativo do processo, sendo uma etapa de movimentação de decisões entre diferentes setores, departamentos ou instâncias.

O envio é realizado de forma digital, o que facilita o acompanhamento em tempo real.

Para enviar um processo devemos clicar no processo desejado e vamos em Enviar Processo:

Preencher as informações desejadas e as necessárias e após, Enviar:

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3.3.8 CONSULTAR ANDAMENTO

Consultar o andamento no SEI (Sistema Eletrônico de Informações) refere-se à ação de verificar a evolução ou o status de um processo administrativo ou procedimento eletrônico em andamento dentro de órgãos públicos ou instituições que utilizam o sistema.

Ao consultar o andamento no SEI, o usuário pode acessar informações atualizadas sobre:

• Status do processo: Verificar em que etapa o processo se encontra.
• Ações realizadas: Conferir as movimentações feitas no processo, como despachos, assinaturas e outras interações de responsáveis;
• Documentos anexados: Acessar documentos relacionados ao processo, como relatórios, ofícios, ou qualquer outro tipo de arquivo inserido durante o trâmite.

Para realizar essa ação, clicamos no processo desejado e depois em consultar andamento:

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