Perguntas Frequentes | Sistema Eletrônico de Informações

Perguntas Frequentes

  • Como faço para acessar o SEI?

Para acessar o SEI você precisa entrar na base de produção do sistema : https://sei.unipampa.edu.br/

Use seu usuário e senha institucionais.

  • Qual navegador (browser) devo usar para acessar o SEI?

O SEI é compatível com diversos navegadores, sendo os mais conhecidos (Firefox, Google Chrome, Internet Explorer/EDGE, Ópera entre outros), porém, é mais compatível com o Firefox. Caso o usuário observe algum problema no logar o sistema, recomenda-se o teste em outros navegadores.

  • Os sistemas já utilizados na UNIPAMPA foram substituídos pelo SEI?

Não, o SEI somente substitui o módulo de  PROTOCOLO no sistema de Gestão Unificada de Recursos Institucionais (GURI). Todos os outros módulos continuam em uso normalmente. O SEI automatiza a tramitação de processos e documentos que antes eram em papel.

  • Ainda não sei utilizar o SEI, como posso aprender?

Com o auxílio da Escola Virtual do Governo Federal, realizando um curso à distância chamado  SEI!USAR! . Este curso foi desenvolvido para agentes públicos, com carga horária de 20hs e certificação da ENAP.

Ainda, no âmbito da UNIPAMPA, o Setor de Arquivo e Protocolo Geral se disponibiliza, mediante prévio agendamento, em dar curso rápido no próprio Setor de Protocolo, para aqueles que puderem se deslocar até o referido setor.

  • Preciso ter ou dar acesso a um usuário para mais de uma unidade, como faço?

Os usuários estão contidos nas unidades do SEI conforme estrutura organizacional do Sistema de Informação para Ensino (SIE), que tem todo o registro de Recursos Humanos da Instituição. Existem os casos em que um usuário necessita acesso a mais de uma unidade, isso poderá ser feito  através da funcionalidade no sistema GURI chamada : UNIDADES CHEFIADAS (SIEXSEI) pela chefia. Para entender o uso dessa funcionalidade a Diretoria de Tecnologia de Informação e Comunicação (DTIC) criou um manual.

  • Preciso ter ou dar acesso a um usuário para uma Comissão que não está na estrutura Organizacional, como faço?

Uma comissão é criada por uma Portaria Institucional. Esta Portaria poderá ser enviada por e-mail para o Setor de Arquivo e Protocolo Geral que solicitará à PROGEPE a criação dessa unidade, caso ela ainda não esteja no sistema, e, em seguida,  fará a inclusão do(s) membro(s) conforme Portaria.

  • Não sei e/ou não existe o tipo de processo que devo usar para abertura de um processo, como eu faço?

O servidor que tiver dúvida sobre o tipo de processo que deverá usar ao abrir um novo processo poderá entrar em contato com o Arquivo e Protocolo Geral para sanar suas dúvidas, assim como o usuário que não encontrar um tipo específico de processo para abertura, deverá solicitar via e-mail ou telefone para o Arquivo e Protocolo Geral, indicando o nome do novo tipo de processo desejado.

  • Não sei e/ou não existe o tipo de documento que devo usar em um processo, o que faço?

Se existir dúvidas sobre que tipo de  documento usar, poderá entrar em contato com o setor de Arquivo e Protocolo Geral.

Caso o usuário necessite incluir um tipo de documento ou formulário que não existe no sistema, como exemplo um documento específico de um setor, poderá solicitar via e-mail para o setor de Arquivo e Protocolo Geral, enviando o modelo de documento e/ou formulário e também o nome que ficará no sistema.

  • Não consigo assinar um documento, o que pode estar acontecendo?

Para assinar um documento, em regra, só é permitido a usuários que estão na(s) unidade(s)de criação e/ou por onde o processo tramitou.

  • O que faço para assinar ou liberar assinatura para um usuário de outra unidade onde o processo não foi criado e não tramitou?

Para isto existe o Bloco de Assinatura do SEI. Usando o bloco se possibilita que usuários de outras unidades, sem acesso ao processo, possam assinar um documento. Para saber mais sobre Bloco de Assinatura, poderá ser acessado o POP deste site, no link Como Usar o SEI.

  • O que é um Usuário Externo?

É a pessoa /usuário que não trabalha no órgão mas pode, temporariamente, ser autorizada a visualizar ou assinar processos e documentos respectivamente no SEI.

  • Como um usuário externo obtêm acesso?

Entrando no site da UNIPAMPA, clicando na aba Servidores, em SEI, o usuário terá acesso ao site do SEI-UNIPAMPA. No site, entrando em Link Úteis clicará no botão Cadastro Usuário Externo, preencherá todos os dados, enviará o formulário e, após, entrará em contato com uma unidade da Universidade, como ilustrado no vídeo abaixo.

  • Como conceder acesso a um usuário externo?

Se usuários das unidades da UNIPAMPA desejam conceder acesso a um usuário externo, deverão clicar no processo desejado e no documento alvo de assinatura externa. Para melhor visualização, assista ao vídeo abaixo ou, no menu Como Usar o SEI, existe um Pop para orientação.

  • Como o usuário externo utiliza seu cadastro?

Após contato com a unidade da UNIPAMPA que solicitou seu cadastro, o usuário receberá um e-mail com um link para fazer login:

Na página de liberação do documento, fará a assinatura:

  • Posso atribuir processos para uma pessoa de outra unidade?

Os processos serão atribuídos para pessoas que estão na sua unidade ou para o usuário na unidade mais superior da estrutura da árvore (reitor, vice, diretor).

  • O que é a Base de Conhecimento?

A base de conhecimento é uma função existente no SEI para auxiliar na elaboração de processos específicos. As bases são ligadas aos tipos de processos e contêm orientações sobre seus procedimentos e podem ser acessadas clicando no que aparece ao lado do número de processo ou no menu principal.

  • Como elaborar uma Base de Conhecimento?

Somente usuários com perfil de administrador do sistema conseguirão elaborar uma base de conhecimento. Através do Menu Principal, Base de Conhecimento e o botão Nova.

Existe um POP no site que ensina como fazer.

  • Como faço para saber onde devo mandar o processo?

O sistema não faz automatização de fluxos, o usuário deve informar para onde o processo irá. Esta informação pode ser obtida na base de conhecimento ou com a unidade gestora do processo.

  • Está dando erro ao enviar o processo, o que pode estar acontecendo?

Normalmente, o erro que aparece no envio de processo está ligado ao número de usuários notificados por e-mail. Toda vez que aparecer esse erro, o usuário deverá conferir a tela de envio e verificar se a opção Enviar e-mail de notificação está marcada, se estiver, DESMARQUE, pois toda vez que for enviado o processo para unidades com mais de 20 usuários, dará esse erro.

  • Erros de sistema, com quem posso resolver?

Quando o usuário se deparar com erros do tipo notificações em vermelho ou tiver impossibilidade de executar alguma tarefa, o usuário poderá abrir um chamado no sistema Gestão Administrativa e Unificada de Chamados – GAUCHA.