No andamento deste material pode existir alguma fraseologia que confunda quem segue o conteúdo. Serão indicadas abaixo algumas palavras:

Unidade – Grupo com 1 ou mais usuários que normalmente formam os setores na instituição ou representam uma comissão. Uma unidade pode ser Formal (Pertencente ao organograma. Exemplo: as pró-reitorias; direções dos campi; setores administrativos) ou Informal (Normalmente unidades criadas por Portaria. Exemplo: Comissões; Comitês). As unidades são criadas com uma sigla. (Exemplo: PROEC, CA-URUG, CONSUNI e CE-DP)

Usuário – São os servidores que formam a unidade. Normalmente os servidores são colocados nos setores através do Sistema de Informação Educacional (SIE) e assim espelhados nas unidades do SEI.

Autuação – É o ato que consiste em dar existência material a um processo ou procedimento. É a inclusão de documentos ou peças em um processo que servirá de sustentação ao objetivo/assunto do mesmo.