A primeira etapa do desempenho é a definição de O QUE será desempenhado. Com base em uma série de informações, o servidor propõe as atividades que desenvolverá e a chefia avalia e referenda este plano ou, se necessário, faz sugestões e propõe alterações no planejado.
A formalização desta etapa se dá através dos Planos de Trabalho, que são elaborados com base nas seguintes informações:
1 – Atribuições do cargo e/ou função
- Legislação Federal (Constituição, RJU, LDB da Educação, Código de Ética, etc.);
- Descrição do Cargo (consultar cargos de Nível Médio – D e Nível Superior – E);
- Atribuições do cargo no local de lotação (ex.: o administrador lotado na logística tem atribuições diversas do lotado no financeiro);
- Leis específicas das profissões (quando houverem) e código de ética profissional (quando houver);
- Atribuições e competências de cargos de direção ou chefia exercidos, conforme a função específica (Chefe da Biblioteca, Chefe do Laboratório).
2 – Carga horária, encargos, normas de distribuição de atividades
- Compatibilidade com a jornada semanal de trabalho, conforme o cargo;
- Consideradas as atividades desenvolvidas com reserva de carga horária, como presidência ou participação em certos conselhos e comissões, horários especiais para estudantes, redução ou flexibilização da jornada, etc.
3 – Planejamento e necessidades da Unidade, Setor e Equipe
- Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI UNIPAMPA);
- Regimento Geral e das Unidades;
- Normas Institucionais (Resoluções do CONSUNI);
- Planos de Gestão;
- Planejamento estratégico do setor e objetivos locais;
- Processos e rotinas das Unidades;
- Circunstâncias específicas, temporárias e externas.
4 – Formação, competências, experiência e condições de trabalho
- Considera não só o cargo, mas cursos de educação formal, pós-graduação, formação complementar de modo a aproveitar habilidades específicas do servidor e valorizar a qualificação, bem como habilidades não formalizadas, disposições, atitudes, interesses, etc.;
- Considera a experiência tanto prévia quanto dentro da instituição, participação em conselhos, comissões, funções exercidas, participação em projetos, iniciativas institucionais, etc.;
- Considera as condições de trabalho do servidor, os recursos materiais e imateriais disponíveis, os trâmites e processos da Universidade e a exequibilidade das atividades.
5 – Contribuição para o avanço dos fins institucionais
- As atividades contribuem de forma direta ou indireta para a concretização dos objetivos e finalidades da UNIPAMPA.
O servidor:
A elaboração do Plano de Trabalho do servidor busca fomentar a autonomia, a responsabilidade e a iniciativa. Entende-se que é o próprio servidor que detém o maior domínio sobre o seu fazer. Ao propor as atividades, o servidor toma a iniciativa e se engaja no processo de planejamento e reflexão crítica sobre a Universidade e suas finalidades. Como as atividades foram propostas por ele, reforçam o compromisso de desenvolvê-las com qualidade.
A formalização dessas atividades representa também uma segurança de que terão tempo e recursos destinados a elas, não ficando o servidor assoberbado de demandas temporais intervenientes e deixando de lado suas atividades principais.
Tendo em vista que às vezes é possível dar conta das atividades básicas e planejadas dos setores com apenas parte do potencial disponível, fica o servidor livre para propor como melhor aproveitar seu tempo, permitindo o envolvimento em projetos, colaboração com equipes afim, entre outras iniciativas.
O servidor também tem a segurança de que se desenvolver adequadamente as suas atividades terá sua progressão na carreira garantida, sem depender da avaliação de características pessoais ou desentendimentos pontuais.
A chefia:
O processo de referendo apresenta uma oportunidade de melhor conhecer as especificidades do trabalho de cada um dos servidores sob sua responsabilidade, para além do dever de garantir a adequação das atividades. O papel da chefia aqui não é o de definição unilateral das atividades, mas a de um coordenador de equipes que possui uma visão estratégica mais ampla, que lhe permite garantir que a natureza individual dos Planos de Trabalho não deixe de lado atividades coletivas ou demandas que recaem sobre a equipe como um todo.
Por outro lado, cumpridas estas exigências, a chefia deve valorizar a iniciativa do servidor ao envolver-se em outros projetos de interesse institucional, como projetos de pesquisa e extensão, cooperações intersetoriais, grupos de trabalho, etc.
Não obstante, quando o servidor abre mão da oportunidade/responsabilidade de definir suas atividades, a chefia deve fazê-lo, respeitando os mesmos critérios que o servidor para a proposição do Plano de Trabalho.
A Universidade:
A natureza pública dos Planos de Trabalho visa garantir a transparência das atividades desenvolvidas na Universidade. Mais do que uma ferramenta de controle social, isso permite que os membros da comunidade acadêmica conheçam o trabalho realizado, identifiquem oportunidades de cooperação, apoio ou comunicação, e permite à instituição que mapeie quais atividades são desenvolvidas pelos diferentes setores e equipes para facilitar o planejamento.
Para a gestão do desempenho, a definição clara de um Plano de Trabalho permite que a avaliação de desempenho seja feita com base em critérios claros e expectativas previamente acordadas entre o servidor e a instituição. Como o plano é publicizado e os critérios para o desenvolvimento adequado das atividades é definido em norma, a avaliação se torna mais objetiva e auditável.
Procedimento
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Necessidades e planejamento das Unidades, Setores e Equipes:
Ocorre conforme calendário diferente em cada instância. O PDI, por exemplo, é plurianual, enquanto o Regimento Geral raramente é alterado e o planejamento interno das equipes tende a ser mais frequente.
- Diálogo com a chefia:
Antes de realizar a proposição formal do Plano de Trabalho, é importante que o servidor e a chefia conversem sobre as expectativas mútuas e troquem informações que auxiliarão na proposição/referendo do plano.
- Proposição do Plano de Trabalho através do sistema informatizado “GURI”:
- O servidor acessa a plataforma “GURI” usando seu login institucional;
- Em Administrativo, na aba Recursos Humanos, acessa a opção “Planos de Trabalho”;
- O servidor cria um novo plano no ícone “+” verde, acima da lista de planos;
- Se o servidor está revisando seu plano, após sugestões e apontamentos da chefia, utiliza a opção “Editar Plano” ao invés de criar um novo plano;
- Enquanto está elaborando o plano o servidor pode salvar seus rascunhos, antes de submeter à chefia;
- Quando o plano está concluído, o servidor utiliza a opção Submeter Plano para encaminhar o Plano de Atividades para referendo pela chefia.
- Referendo do Plano pela Chefia:
- Quando um servidor submete um plano para referendo, a chefia recebe um e-mail alertando do fato;
- A chefia acessa a plataforma “GURI” utilizando seu login institucional;
- Em Administrativo, na aba Recursos Humanos, a chefia seleciona a opção “Observações e Aceite da Chefia”;
- A chefia acessa os Planos de Trabalho e os revisa;
- Se estiver de acordo, a chefia referenda o plano que é automaticamente publicado;
- Se houver necessidade de ajustes a chefia realiza sugestões e observações e devolve o plano para o servidor revisar o plano, dando conta dos pontos apontados;
- Se ao fim do prazo para proposição o servidor não conseguiu ajustar o plano de trabalho de modo a atender os critérios de proposição e as necessidades do setor/equipe, a chefia faz as alterações necessárias respeitando os mesmos critérios;
- Se a servidor não propuser um plano até o fim do período designado, o plano aparecerá para a chefia em branco, e esta alterará o plano como no item acima.
- Publicação do Plano de Trabalho:
O Plano de Trabalho, uma vez referendado, fica disponível para acesso de toda comunidade acadêmica através da plataforma “GURI” em Recursos Humanos, aba Administrativo, opção “Listar Planos”.