O planejamento é etapa obrigatória, definida por lei, para qualquer contratação pública. Diferentemente das contratações de itens comuns, soluções de TIC tem legislação específica (IN 94/2022) que definem etapas e papéis inexistentes em outras contratações.
A DTIC é responsável pelo planejamento e contratação de bens e serviços TIC de âmbito institucional, ou seja, utilizados por todas as unidades, tais como computadores, equipamentos de redes, etc. As contratações de itens para uso específico de determinadas unidades, grupos de pesquisa ou extensão, devem ser planejadas e conduzidas pela equipe que identificou a demanda.
Para estes casos, a DTIC/Div-AP disponibiliza o serviço de mentoria para planejamento de contratações de TIC, que visa auxiliar os demais setores na universidade a no desenvolvimento de todas as fases do planejamento, com destaque para a construção dos documentos obrigatórios desta etapa e acompanhamento do processo licitatório. As mentorias oferecidas pela Div-AP tem prazo de 3 meses a partir da reunião inicial, e é desenvolvida em três fases:
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Fase 1: Definição da EPC, formalização do DFD e reunião inicial
Toda contratação deve obrigatoriamente ter definida a Equipe de Planejamento da Contratação (EPC). Esta equipe será a responsável por toda fase de planejamento e pela produção da documentação necessária.
Segundo a IN 94/2022, a EPC precisa ser minimamente composta por 3 atores:
- Integrante Requisitante: é quem demanda a solução de TIC, que conhece as necessidades e os requisitos necessários para que a solução atenda ao que se deseja.
- Integrante Técnico: servidor da área de TIC da instituição que irá auxiliar nos requisitos e análises técnicas da solução. Será responsável direto por partes do Estudo Técnico Preliminar, e auxiliará os demais integrantes no restante da documentação.
- Integrante Administrativo: servidor da unidade com alguma experiência na área de compras, que irá auxiliar na produção das documentações, e gerenciar os trâmites internos do processo de compra.
A partir da definição da EPC, a equipe deve verificar junto ao setor administrativo da unidade a formalização da demanda. Este registro é realizado através do Documento de Formalização de Demanda (DFD), que deve conter:
- Área requisitante;
- Descrição sucinta do objeto da contratação;
- Justificativa de necessidade;
- Lista dos materiais/serviços que compõe a solução, com os respectivos custos associados.
Em seguida, será agendada uma reunião entre a EPC e a equipe da mentoria, onde serão tratados: a) o escopo da contratação; b) entendimento da demanda; c) explicação das demais fases do planejamento. Esta reunião marca o início da mentoria, assim como do prazo de três meses para sua conclusão.
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Fase 2: Produção da documentação necessária
Conforme estabelecido pela Lei 14.133/2021 e IN 94/2022, o processo de planejamento da contratação deve produzir três documentos: Estudo Técnico Preliminar (ETP), Mapa de Gestão de Riscos (MGR), e Termo de Referência da contratação (TR).
- Estudo Técnico Preliminar (ETP): como o próprio nome indica, trata-se de um estudo realizado com finalidade de fundamentar a contratação. Neste estudo devem ficar claras as necessidades da contratação, bem como ser realizado o comparativo entre as soluções possíveis que possam atender a demanda. O estudo técnico é de responsabilidade dos integrantes Requisitante e Técnico. Clique aqui para acessar o guia de desenvolvimento de ETPs produzido pela DTIC.
- Mapa de Gestão de Riscos (MGR): Documento responsável por mapear todos os riscos envolvidos na contratação. Estes riscos envolvem todo o ciclo da contratação, desde o planejamento, passando pela seleção de fornecedores, até a fase de gestão do contrato. Este documento é de responsabilidade de todos os envolvidos na contratação. Clique aqui (em breve) para acessar o guia de desenvolvimento de MGRs produzido pela DTIC.
- Termo de Referência(TR): documento onde se esclarece detalhadamente a real necessidade, trazendo a definição do objeto e os demais elementos necessários para a contratação e a perfeita execução da solução. Clique aqui (em breve) para acessar o guia de desenvolvimento de TRs produzido pela DTIC.
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Fase 3: Pedido de compra e acompanhamento da contratação
Após a finalização da documentação, o Integrante Administrativo deverá realizar o pedido de compra via GURI, conforme processo estabelecido pela PROPLADI. A partir deste momento, o processo será analisado em diversos setores da instituição (setor de compras, procuradoria, setor de pregões, etc), onde poderão ser requisitadas informações adicionais, ou até mesmo alterações nas documentações do planejamento.