Abertura do processo de compra de material/serviço para pesquisa
Seguem abaixo os documentos e informações a respeito dos processos de aquisição de materiais destinados à pesquisa.
Dispensa de licitação
Para instrução de um processo de dispensa de licitação para aquisição de materiais para pesquisa, é importante que o pesquisador reúna, assine e encaminhe, via e-mail, à PROPPI/DIV-PESQ a seguinte documentação:
Checklist
Checklist PROPPI (Obrigatório) contém os principais pontos a serem observados, visando a evitar erros e ajudar na solução de dúvidas no preenchimento dos demais documentos necessários ao bom andamento do processo de aquisição de materiais. Deve, obrigatoriamente, apresentar a unidade de lotação do solicitante no SEI.
Projeto de pesquisa
O material que se pretende adquirir deverá constar no orçamento do projeto, inclusive demonstrando, tecnicamente, a necessidade da utilização do bem como forma de justificar a aquisição.
A descrição e a justificativa constantes no projeto de pesquisa que versam sobre a utilização do material precisam estar em destaque do restante do texto.
É importante frisar que este projeto deve ser registrado no SAP antes da abertura do processo de compra.
Modelo de Projeto de Pesquisa PROPPI
Formulário de solicitação
Deve ser preenchido pelo pesquisador solicitante, bem como assinado pelo responsável pelo recebimento do material, pelo Coordenador do Projeto e pelo Diretor do respectivo Campus.
Caso o fornecedor/exportador indicado não seja o de menor valor, será necessária a elaboração de ofício, emitido e assinado pelo pesquisador solicitante, onde será demonstrada, mediante justificativa técnica, a real necessidade da especificidade (marca) do material solicitado, além da escolha do fornecedor/exportador.
Formulário de Pedido – Importado – PROPPI
Formulário de Pedido – Nacional – PROPPI
Formulário de justificativa de compra
Formulário de Justificativa do Pedido de Compra – Versão 2019 (Modelo Compras/PROAD)
Formulário de planilha de pesquisa de preços
Planilha de Pesquisa de Preços – Versão 2017 (Modelo Compras/PROAD)
Termo de responsabilidade
Deve ser preenchido, datado e assinado pelo coordenador solicitante do material e pela Direção do Campus.
Independentemente da origem do material e/ou serviço a ser adquirido, existem quatro tipos de Termos de Responsabilidade (Um destinado à aquisição de software e materiais de consumo; um exclusivo para equipamentos, um para serviços de manutenção de equipamentos; e um de responsabilidade da Direção do Campus):
Termo de Responsabilidade – Consumo/Software- PROPPI (Obrigatório)
Termo de Responsabilidade- Equipamento- PROPPI (Obrigatório)
Termo de Responsabilidade- Manutenção de Equipamentos- PROPPI (Obrigatório) Este documento deve ser enviado à PROPPI junto com a documentação tanto nos casos de dispensa quanto de inexigibilidade para serviços de manutenção.
Termo de Responsabilidade da Direção do Campus (Obrigatório)
Termo de comprometimento – importação
Documento obrigatório para instrução de processos de aquisição de materiais importados.
Não deve ser encaminhado para instrução de processos de aquisição de materiais de origem nacional.
Termo de Comprometimento – Importação (Obrigatório)
Três orçamentos ou proformas/invoices
Materiais Nacionais requerem Orçamento.
Materiais Importados requerem Proforma/Invoice.
Termo de recebimento e responsabilidade de material para pesquisa
Equipamentos:
No momento da entrega do equipamento no campus, é fundamental a presença do Pesquisador responsável. Ele deve certificar-se que o equipamento, o qual está sendo entregue, corresponde àquele que foi solicitado, bem como que ele se encontra em plenas condições de uso. Ato contínuo, também é necessário que o Pesquisador entre em contato com o responsável pelo setor de Almoxarifado/Patrimônio do Campus e realize os trâmites necessários ao tombamento do equipamento, com a efetiva expedição do número de registro patrimonial. Após a conclusão destes procedimentos, o Pesquisador deverá preencher e encaminhar à PROPPI/CPPG/DIV-PESQ o “Termo de Recebimento e Responsabilidade de Material para Pesquisa” e, junto com ele, uma cópia da Nota Fiscal, comprovante da aquisição.
Software:
Nos casos de aquisição de software, o procedimento é o mesmo descrito na aquisição de equipamentos, com exceção que o campo de preenchimento “Registro Patrimonial” do “Termo de Recebimento e Responsabilidade de Material para Pesquisa” deve conter apenas a palavra “Software”.
Consumo:
Em relação aos materiais de consumo, apenas deve conter no campo de preenchimento “Registro Patrimonial” do “Termo de Recebimento e Responsabilidade de Material para Pesquisa” a palavra “Consumo”.
Termo de Recebimento e Responsabilidade de Material para Pesquisa- PROPPI (Obrigatório)
Da exclusividade de fornecedores/exportadores
Nos casos de aquisição de materiais que só possam ser fornecidos por produtor, fabricante, empresa ou representante comercial exclusivo, vedada a preferência de marca, deverá a exclusividade ser comprovada por meio de atestado, certidão ou declaração, expedido por órgão de registro de comércio, Sindicato, Federação ou Confederação Patronal, ou, ainda, pelas entidades equivalentes a CNI, em via original ou cópia autenticada.
Não serão aceitas cópias de atestados, certidões ou declarações de exclusividade enviadas digitalmente ou sem a respectiva autenticação.
Da prestação de contas
Após 02 (dois) anos do recebimento do material solicitado, o pesquisador responsável deve elaborar e encaminhar para a PROPPI/CPPG/DIV-PESQ Relatório Final de Prestação de Contas, em via original e devidamente assinado.
Você pode encontrar um modelo de Relatório Final de Prestação de Contas neste link:
Modelo de Relatório de Prestação de Contas- PROPPI (Obrigatório)
Outras informações
Justificativas, explicações, solicitações, declarações, atestados, pareceres e requisições realizadas pelo contemplado, devem ser encaminhados por meio de memorando em via original, devidamente assinado.
Não serão aceitos quaisquer dos documentos acima elencados encaminhados sem a assinatura e por meio eletrônico, salvo se for solicitado o encaminhamento à PROPPI/CPPG/DIV-PESQ de outra maneira.
Número do código Comprasnet do material destinado à pesquisa
É impossível a conclusão da solicitação de aquisição de materiais, nacionais e importados, sem a apresentação de um número Código Comprasnet válido.
Para podermos proceder com a expedição de Notas de Empenho, é imperativo que uma numeração de dispensa de licitação tenha sido publicada no Diário Oficial da União. Somente haverá dispensa se, no momento de sua publicação, seja informado o Código Comprasnet correto.