Serviços de Impressão

ÍNDICE

1. Introdução
2. Custos/Valores
3. Usuários Habilitados para Impressão
4. Cotas de Impressão
5. Impressão Web
6. Impressão Móvel
7. Impressão na Nuvem
8. Impressão por E-mail
9. Impressão pelo Navegador (Google Chrome)
10. Relatórios
11. Pedido de Impressora
12. Perguntas Frequentes
13. Manuais

1. Introdução

O serviço de impressão está vigente pelo atual Contrato 037/2020 – Outsourcing de Impressão (SEI 23100.009125/2020-24) da Fundação Universidade Federal do Pampa (UNIPAMPA), tendo como objetivo gerar agilidade, confiabilidade e reduzir os custos relacionados à administração e manutenção dos serviços de outsourcing de impressão.

A terceirização do serviço resulta em ganho de produtividade, eliminação de processos de contratação de serviços (especializados para a manutenção de equipamentos) e eliminação de processos de aquisição e manutenção de insumos.

A justifica para a contratação do serviço é o atendimento das Boas Práticas, orientações e vedações para contratação de serviços de outsourcing de impressão, vinculado à Portaria MP/STI nº 20, de 14 de junho de 2016, que tem força de normativa legal.

O problema do lixo eletrônico também será reduzido com a contratação do serviço. A contratada deverá ter os meios adequados para tratar os resíduos gerados pelos insumos e pelos próprios equipamentos envolvidos na terceirização.

O contrato fornece um sistema de gestão e bilhetagem, sendo o Software de Gestão de Impressão (SGI) (agregando melhor gestão dos serviços de impressão, incluindo controle por cotas), bem como um sistema de chamados para o suporte técnico.

A adoção deste sistema reflete no progresso da administração pública em buscar soluções viáveis técnica e economicamente.

A execução deste serviço no âmbito da UNIPAMPA iniciou-se em 2011 e atualmente está sob a responsabilidade da empresa contratada COMPUCOM SOLUÇÕES DIGITAIS LTDA, atendendo todas as unidades da instituição de forma padronizada e sob gestão contratual da Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (DTIC).

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2. Custos/Valores

Veja abaixo os valores da impressão em Escala Cinza / Mono ou Colorida / Color (custo por face da folha) e de acordo com o contrato vigente:

 

 Escala Cinza / Mono:
Custo (Dentro da Franquia): R$ 0,18
Custo (Excedente à Franquia): R$ 0,05

 

 Colorida / Color:
Custo (Dentro da Franquia): R$ 1,34
Custo (Excedente à Franquia): R$ 0,24
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3. Usuários Habilitados para Impressão 

Os usuários habilitados para o serviço de impressão são:

  • Acesso Especial de Usuários¹: Liberados por solicitação de um responsável.
  • Docentes.
  • TAEs.

¹ Liberação de Alunos ou Usuários Externos através de um formulário no sistema Gestão Administrativa e Unificada de CHAmados (GAUCHA), denominado de Acesso Especial de Usuários e acessível pelo perfil TIC (demais informações na FAQ Como alternar entre os perfis de acessos ?).

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4. Cotas de Impressão 

Em março de 2014 foi implementada as cotas de impressão, cujo objetivo é a equalização de acesso ao serviço de impressão e o uso racional de papel e toner,  representando custos pagos com recursos públicos e da tomada de conhecimento relacionada ao impacto ambiental.

Através do memorando 004/2016 da DTIC que menciona ações de economicidade, a partir de 01/07/2016 em cada início de mês, o valor do saldo das cotas de impressão retornam ao seu valor inicial/original. As atuais cotas aplicadas são:

  • Cota 05: R$ 05,00 (Alunos¹ com cota padrão e liberados por solicitação de um responsável)
  • Cota 10: R$ 10,00 (Alunos¹ com cota extra ou Usuários Externos e liberados por solicitação de um responsável)
  • Cota 15: R$ 15,00 (TAEs com cota padrão)
  • Cota 30: R$ 30,00 (Docentes com cota padrão)
  • Cota 60: R$ 60,00 (Docentes e TAEs com cota específica devido ao exercício de função e através de solicitação de um responsável)
  • Cota 100: R$ 100,00 (Docentes e TAEs com cota específica devido ao exercício de função e através de solicitação de um responsável)

¹ Liberação de Alunos ou Usuários Externos através de um formulário no sistema Gestão Administrativa e Unificada de CHAmados (GAUCHA), denominado de Acesso Especial de Usuários e acessível pelo perfil TIC (demais informações na FAQ Como alternar entre os perfis de acessos ?).

Reajuste de Saldo de Impressão:

Quando o usuário estiver com saldo baixo ou gastar todo o seu crédito mensal receberá um e-mail avisando o motivo pelo qual não conseguiu imprimir (crédito insuficiente). Neste e-mail constará a orientação para que solicite a sua chefia imediata a autorização de uma cota extra (adicional). O servidor ocupante de função de chefia poderá solicitar o reajuste de saldo individual para um usuário ou grupo de usuários a serem reajustados pela DTIC através do sistema GAUCHA pelo perfil TIC (demais informações na FAQ Como alternar entre os perfis de acessos ?). Além da DTIC (por chamado), nas unidades existem um grupo de gerentes (Diretores, Coordenadores Acadêmicos, Coordenadores Administrativos, Pró-Reitores e demais que possam estar autorizados pela unidade) estão habilitados para realizar o reajuste de saldo dos seus usuários. Em ambos os casos, o reajuste de saldo é realizado no SGI, sistema responsável pela gerência das cotas/saldos de impressão dos usuários.

Alteração de Cota de Impressão:

Caso um usuário dentro de suas respectivas funções, em concordância com a sua chefia imediata, poderá através da chefia realizar a solicitação de alteração de cota de impressão. Através do sistema GAUCHA, a chefia solicitará pelo perfil TIC (demais informações na FAQ Como alternar entre os perfis de acessos ?), informando o usuário e a sua respectiva nova cota de impressão (baseado nas atuais cotas disponíveis) a ser aplicada a partir do próximo mês.

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5. Impressão Web

A DTIC através do SGI recomenda o serviço de impressão denominado Impressão Web. É um serviço que permite a impressão por dispositivos móveis, usuários sem fio e não autenticados, sem a necessidade de instalação de impressoras e drivers de impressão.

Vantagens
  • Dispensa a necessidade de instalação/configuração de impressoras e/ou drivers.
  • Disponível em toda a rede pública independente da localização dos usuários.
  • Serviço diferenciado para usuários, incluindo permissões temporárias (Alunos e Usuários Externos​).
  • Serviço flexível para os usuários através de dispositivos móveis (smartphone, tablet e demais).
Características
  • Configurado e limitado para impressões de documentos no formato Portable Document Format (PDF) ou Picture Files (bmp, dib, gif, jfif, jif, jpe, jpeg, jpg, png, tif, tiff).
  • Através do upload (envio do documento), será impresso o documento por completo (todas as páginas). OBS.: Caso necessário uma impressão parcial, o usuário deverá criar um novo documento apenas com as páginas de impressão desejada.
Manual
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6. Impressão Móvel

IMPORTANTE: Faça a leitura do informe Cobrança errônea de impressão

O serviço Impressão Móvel habilita e simplifica o processo de impressão em dispositivos móveis, como Chromebooks, Laptops/Notebooks, Smartphones ou Tablets através da descoberta e configuração rápida de impressoras, independentemente do sistema operacional ou da marca da impressora (serviço de impressão em rede segura e para os dispositivos Android – Chrome OS – iOS – mac OS – Windows). OBS.: Disponível apenas para os dispositivos conectados na rede da UNIPAMPA.

Instruções de acesso e configuração para o dispositivo de onde pretende imprimir:

OBS.: Para o sistema Windows siga as suas instruções, porém no item 1. Download e rode o [“Mobility Print Printer Setup”] substitua o arquivo executável pelo link abaixo (links disponíveis apenas para os dispositivos conectados na rede da UNIPAMPA) e de acordo com a sua respectiva unidade (ou demais, caso necessário). IMPORTANTE: Não altere o nome do instalador (arquivo executável) antes da execução.

Android Chrome OS iOS mac OS Windows
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7. Impressão na Nuvem

IMPORTANTE: Faça a leitura do informe Cobrança errônea de impressão

O serviço Impressão Móvel contém o recurso Impressão na Nuvem, ou seja, a impressão pela internet (por qualquer rede), sendo atualmente habilitado para:

Chrome OS mac OS Windows

Abaixo, clique no link de convite para as impressoras da sua respectiva unidade (ou demais, caso necessário) e siga as instruções da página convite para o seu sistema (de acordo com os sistemas habilitados):

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8. Impressão por E-mail

O serviço Impressão por E-mail permite imprimir documentos anexados e encaminhados diretamente para a impressora através do e-mail, ou seja, sem a necessidade de instalação de impressoras e drivers de impressão.

Atualmente, o serviço está habilitado apenas para os usuários Docentes e TAEs. Estes poderão encaminhar um e-mail para a impressora desejada contendo um ou mais documentos anexo no formato Portable Document Format (PDF) ou Picture Files (bmp, dib, gif, jfif, jif, jpe, jpeg, jpg, png, tif, tiff). O serviço aceitará apenas a impressão de remetentes com endereços de e-mail institucional (@unipampa.edu.br).

O assunto e o corpo do e-mail não são impressos. Será impresso apenas a lista de documentos anexados no e-mail (um ou mais anexos nos formatos suportados) e por completo (todas as páginas). OBS.: Caso necessário uma impressão parcial, o usuário deverá criar um novo documento apenas com as páginas de impressão desejada.

Após o envio do e-mail, automaticamente o usuário receberá um e-mail de resposta com o link de validação/verificação da impressão. No e-mail constará informações para qual impressora/localização será impresso a lista de documentos anexo, devendo o mesmo ser validado pelo usuário. O usuário deverá clicar no link para validar a impressão na impressora, sendo que o link tem o prazo de expiração de 24 horas (o link é acessível apenas pelas redes da Unipampa).

E-mails das Impressoras:
  • Obtenha e valide o endereço de e-mail da sua impressora.

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Google Chrome
Google Chrome

O serviço Impressão pelo Navegador (Google Chrome) utiliza-se da conta institucional (Workspace unipampa.edu.br) para que seus usuários habilitados possam imprimir diretamente pelo navegador Google Chrome sem a necessidade de instalação de impressoras no dispositivo local. O serviço permite imprimir de qualquer ambiente (Android, Chrome OS, iOS, Linux, mac OS e Windows) onde tenha acesso a esse navegador. Como principal benefício, é possível imprimir com as configurações personalizadas de impressão que são oferecidas, seguindo as considerações:

¹ Restrito aos Usuários Habilitados para Impressão (Workspace unipampa.edu.br).

Pronto, acessando qualquer documento ou página web pelo navegador em um computador siga até a opção Imprimir (Ctrl+P), dentro da opção Destino, então Ver mais…, localizará todas as impressoras institucionais disponibilizadas para o serviço.

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10. Relatórios

Contadores de Impressão: Baseado nos contadores extraídos de cada impressora do contrato vigente:

SGI: Baseado nos dados mensurados pela função impressão do relatório Sumário Executivo do SGI:

Ano 2018 | Ano 2019 | Ano 2020 | Ano 2021 | Ano 2022 | Ano 2023 | Ano 2024

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11. Pedido de Impressora

Solicitações para a instalação de novas impressoras deverão ser encaminhadas para a Div-AP/DTIC pelo endereço contratos.dtic@unipampa.edu.br. A demanda será analisada considerando a viabilidade técnica e orçamentária desta instalação.

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12. Perguntas frequentes

    1. Quem está autorizado a utilizar o serviço de impressões ?
      Atualmente, os Docentes, Técnicos Administrativo, Alunos¹ e Usuários Externos¹.
    2. Porque a UNIPAMPA optou por terceirizar o serviço ?
      Verificar o item 1. Introdução.
    3. Quais são os valores das impressões ?
      Verificar o item 2. Custos/Valores. Os valores se referem ao custo por face impressa, ou seja, mesmo que se imprima em uma única folha, utilizando os dois lados da mesma, o custo será de duas impressões. Por outro lado, o uso da folha frente e verso representa uma economia do papel, cuja despesa é custeada pela UNIPAMPA.
    4. Quais são os valores para a função copiadora ?
      Os mesmos utilizados para a impressão.
    5. A função digitalização (scanner) tem custo ?
      Não há custo para tal função.
    6. Como posso solicitar uma impressora ?
      Verificar o item 11. Pedido de Impressora.
    7. Como funciona o sistema de cotas de impressão ?
      Verificar o item  4. Cotas de Impressão.
    8. Alunos ou Usuários Externos podem utilizar o serviço ?
      Sim, mas somente os Alunos ou Usuários Externos devidamente autorizados pelo responsável com o preenchimento de um formulário no sistema GAUCHA, denominado de Acesso Especial de Usuários e acessível pelo perfil TIC (demais informações na FAQ Como alternar entre os perfis de acessos ?).
    9. Demais acadêmicos podem utilizar o serviço ?
      Atualmente não. Não há previsão de ampliação da base de usuários institucionais autorizados para a impressão. A atual justificativa reside no alto custo que representaria a inserção de mais de 15 mil usuários aptos para a impressão, mesmo assumindo um uso moderado do serviço.
    10. É permitido impressões para projetos ?
      Impressões referentes a projetos de Ensino, Pesquisa e Extensão poderão utilizar as impressoras se o gasto estiver previsto no orçamento do projeto (registrado), após todas as instâncias de aprovação.
    11. Quem é o responsável pelos insumos (tonner, papel) ?
      O fornecimento de tonners é de responsabilidade da contratada, assim como a própria manutenção da impressora. Nas unidades, os Fiscais Técnicos do contrato, integrantes dos Setores de Tecnologia da Informação e Comunicação (STIC) auxiliam nesta tarefa, sendo os únicos servidores autorizados a realizar os procedimentos técnicos nos equipamentos. O fornecimento de papel é de responsabilidade da UNIPAMPA, por meio da coordenação administrativa de cada unidade.
    12. É possível imprimir a partir de computadores pessoais ?
      Sim, recomendamos uma análise dos serviços de impressão disponibilizado nesta página.
    13. Existem outros modelos de equipamentos além dos atuais ?
      O contrato prevê dois tipos de equipamentos de forma a manter padronizado o parque de impressoras, sendo:
      – Modelo impressora colorida e monocromática: Epson WorkForce Pro WF-C869R ou RICOH MP C2003.
      – Modelo impressora monocromática: Epson WorkForce Pro WF-M5799 ou RICOH Aficio SP 5200S.
    14. Caso o equipamento apresente defeito, como proceder ?
      Entre imediatamente em contato com os Fiscais Técnicos do contrato (STIC) de sua unidade por meio do sistema GAUCHA descrevendo o problema (especifique qual a impressora em questão, modelo e local) e quais os defeitos no equipamento ou o informe a falta de tonner. É absolutamente proibido um servidor não autorizado executar qualquer tipo de reparo ou manutenção nas impressoras.
    15. Caso o equipamento seja danificado por algum servidor, como proceder ?
      Entre em contato imediatamente com os Fiscais Técnicos do contrato (STIC) ou Coordenação Administrativa de sua unidade. Caso necessário, entre em contato com a DTIC, gestor deste contrato.
    16. Como posso sugerir melhorias do serviço ?
      As sugestões ou críticas serão consideradas nas renovações contratuais de forma a aperfeiçoar continuamente tais serviços. Entre em contato com os Fiscais Técnicos do contrato (STIC) e/ou pelo sistema GAUCHA apontando as suas sugestões ou críticas.
    17. O que é o Software de Gestão de Impressão (SGI)² ? As impressões na UNIPAMPA, bem como as cotas de impressão são gerenciadas e controladas pelo Software de Gestão de Impressão (SGI)², sendo acessível a todos os usuários habilitados (Verificar a questão 1. Quem está autorizado a utilizar o serviço de impressões ?).

¹ Devidamente autorizados pelo seu responsável.

² Baseado no software Papercut MF.

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13. Manuais

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